Batas akses data pribadi karyawan dan cara mengaturnya di HRIS

Perusahaan boleh mengakses data pribadi karyawan selama ada dasar pemrosesan yang sah menurut UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, dan selama aksesnya tidak melebihi tujuan yang sudah diberitahukan ke karyawan. Di HRIS, batas itu berarti tiga hal yang bisa diatur: hak akses per peran, catatan siapa membuka data apa, dan masa simpan yang jelas untuk tiap jenis data.

Pertanyaan ini kembali ramai setelah Klinik Hukumonline memperbarui ulasan "Batasan Akses Data Pribadi Karyawan oleh Perusahaan" pada 14 Oktober 2026. Ulasan itu memuat kalimat ini: "perusahaan selaku pengendali data pribadi harus mempunyai dasar pemrosesan data pribadi sebelum pemrosesan dilakukan." Melihat data di layar HRIS pun sudah termasuk pemrosesan.

Yang diatur UU PDP dan apa artinya untuk data karyawan

Pasal 4 UU PDP memisahkan data pribadi umum (nama lengkap, jenis kelamin, agama, status perkawinan) dari data pribadi spesifik. Yang masuk kategori spesifik antara lain data kesehatan, biometrik, catatan kejahatan, data anak, dan data keuangan pribadi. Hampir semuanya ada di HRIS: hasil medical check-up, sidik jari mesin absensi, SKCK saat rekrutmen, data anak untuk tanggungan BPJS, nomor rekening dan rincian gaji.

Pasal 16 ayat (2) meminta pengumpulan data dilakukan terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan. Pasal 39 mewajibkan pengendali mencegah data diakses secara tidak sah, dan Pasal 31 mewajibkan perekaman seluruh kegiatan pemrosesan. Untuk HRIS, dua pasal terakhir ini yang paling terasa: siapa boleh membuka apa, dan bukti bahwa aturannya dijalankan.

Sanksinya tidak ringan. Pasal 57 membuka sanksi administratif sampai denda paling tinggi 2 persen dari pendapatan atau penerimaan tahunan. Aturan teknisnya sekarang ada di PP 33/2026, yang menurut ringkasan Veritask dan Justisio ditetapkan 16 Juli 2026 dan berlaku penuh 16 Januari 2027. Pengamat yang dikutip Bisnis.com (8 September 2026) mencatat lembaga pengawas PDP belum terbentuk, jadi pola penegakannya belum bisa diperkirakan. Itu bukan alasan menunda, karena karyawan tetap bisa menggugat ganti rugi lewat Pasal 12.

Persetujuan bukan satu-satunya dasar

Banyak perusahaan menyelesaikan urusan ini dengan satu lembar persetujuan yang ditandatangani karyawan baru. Pasal 20 ayat (2) memberi enam dasar pemrosesan: persetujuan eksplisit, pemenuhan perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan vital, kepentingan umum atau kewenangan resmi, dan kepentingan sah lainnya yang ditimbang terhadap hak karyawan.

Menurut kami, mengandalkan persetujuan untuk semua hal berisiko. Persetujuan bisa ditarik, dan Pasal 40 mewajibkan pemrosesan berhenti setelah itu. Penggajian, potongan pajak, dan pendaftaran BPJS lebih tepat disandarkan pada perjanjian kerja dan kewajiban hukum. Persetujuan cocok untuk hal yang memang opsional, misalnya foto karyawan di direktori internal atau pelacakan lokasi di luar jam kerja. Pemetaan dasar ini sebaiknya dicek konsultan hukum Anda, karena tafsirnya bisa berbeda per jenis data.

Memetakan siapa melihat apa

Pola yang sering muncul di HRIS adalah satu peran "Admin HR" yang bisa membuka semua menu. Akibatnya staf rekrutmen bisa melihat gaji direksi, dan staf payroll bisa membaca catatan medis. Pemetaan berikut bisa jadi titik awal sebelum mengatur hak akses.

Kolom catatan itu yang paling sering terlewat. Atasan perlu tahu bahwa seseorang izin sakit tiga hari, tetapi tidak perlu tahu sakitnya apa. HRIS yang baik bisa memisahkan dua hal itu dalam satu pengajuan cuti.

Catatan akses dan masa simpan

Kewajiban perekaman di Pasal 31 susah dipenuhi tanpa log di sistem. Minimal, log harus mencatat siapa membuka atau mengekspor data spesifik, kapan, dan dari akun mana. Log yang sama Anda butuhkan kalau terjadi kebocoran, karena pemberitahuan tertulis ke karyawan punya tenggat 3 x 24 jam. Tenggat itu dan peran vendor saat insiden kami bahas di pertanyaan keamanan untuk vendor software.

Masa simpan sering dilupakan sampai servernya penuh. Pasal 44 mewajibkan data dimusnahkan setelah masa retensinya habis. Data pelamar yang tidak diterima, misalnya, tidak punya alasan disimpan bertahun-tahun. Sebagian dokumen kepegawaian dan pajak punya kewajiban simpan sendiri, jadi tetapkan masa simpan per jenis dokumen bersama tim legal dan finance, lalu atur HRIS agar menandai data yang sudah lewat masanya.

Yang perlu dicek di HRIS Anda sekarang

• Apakah hak akses bisa diatur per menu dan per field, bukan hanya per modul? Gaji dan data kesehatan perlu bisa disembunyikan dari peran yang tidak membutuhkannya.
• Apakah ada log akses yang tidak bisa dihapus oleh admin yang sama?
• Apakah ekspor ke Excel bisa dibatasi dan tercatat? Kebocoran data karyawan sering berawal dari file ekspor yang dikirim lewat chat.
• Apakah setiap kategori data sudah punya dasar pemrosesan yang tertulis, dan apakah karyawan sudah diberi tahu tujuannya?
• Apakah ada aturan masa simpan, dan siapa yang menjalankan pemusnahan?
• Kalau HRIS-nya layanan pihak ketiga, apakah perjanjiannya menyebut vendor sebagai prosesor data dan mengatur kewajiban saat terjadi insiden?

Kalau Anda masih memilih sistem, ulasan kami tentang apa itu HRIS dan manfaatnya bisa membantu memetakan modul yang dibutuhkan. Digieco juga membuat Alidaya, HRIS untuk perusahaan outsourcing, dan pertanyaan di daftar atas berlaku sama untuk produk kami. Software hanya menjalankan aturan yang Anda tetapkan. Siapa boleh melihat apa tetap harus diputuskan perusahaan, dan keputusan itu yang nanti diperiksa.